Afgelopen weken lag er op mijn nachtkastje het boek Slimmer Werken Met Het Kantoor In Je Tas. Een praktisch boek omtrent het inrichten van je werkleven als Nomad worker.
Als (SAP HR) consultant met vele vaste klanten heb ik een Nomad achtige werkstijl aangenomen, die me wel ligt. Zo werk ik in een gemiddelde werkweek zowel thuis in mijn homeoffice, op kantoor, op een werkplek bij één van mijn semi-vaste klanten of ergens onderweg.
Een mooie gelegenheid om mijn eigen Nomad Working-ervaringen eens neer te pennen. Als er bezoekers ook hun Nomad Working-case willen voorstellen in een guestpost, dan kan je altijd contact opnemen met me.
Mobile office -> laptop
de titel van het boek is een mooie bewoording van het nomad working concept. Je hele kantoor heb je bij in die ene laptoptas. Als directe tip uit het boek heb ik reeds een betere classificatiemap gekocht (16€ in de Carrefour) waar ik mijn losse noties en onkostennota’s mooi kan classificeren om deze nadien verwerken. ZO slingeren ze niet allemaal meer rond in mijn laptoptas.
Daarnaast is mijn laptoptas standaard uitgerust met een korte netwerkkabel en andere noodzakelijke kleine dingen: gsm-lader, usb-kabel, LEGE usb-sticks (niets genanter dan een usb-stick vol bestanden van klant X aan klant Y doorgeven om er iets op te zetten), VPN remote keys (in totaal heb ik remote toegang tot 11 klanten)…
Op mijn laptop heb ik steeds een Excel-bestand openstaan met daarin een 20tal-tabbladen: nuttige sap-transacties, sap-programma’s, tabellen en functiemodules, een tabblad per grote klant met contactpersonen/interne procedures/speciallekes/testpersonen,… 2-wekelijks probeer ik dan ook mijn klad-noties te verwerken in dit Excel-bestand.
Smartphone
Ik ben nog niet overtuigd van de Iphone en zijn vele toeters en bellen en blijf dus bij mijn Nokia E71. Lekker sterk en robuust en ideaal voor een zakelijk gebruik (én door de vele Nokia-standaarden goed compatibel met alle andere Bluetooth apparaten).
Ik geef toe dat ik geen fan ben van telefoneren. Na bijna 6 jaar consultancy probeer ik de meeste communicatie met klanten via mail te laten verlopen. Alles zit mooi geclassificeerd in Outlook en is dan ook terug vindbaar m.bt. vluchtige afspraken en analyse-wijzigingen.
Mijn voicemail is dan ook zo droog mogelijk en ga ik na het lezen van het kantoorinjetas-boek aanpassen naar een melding met de vraag om in urgente zaken een sms te versturen. Veel discreter en handiger tijdens een meeting bijvoorbeeld.
De meest handige optie vind ik trouwens een goede hands free mogelijkheid. Daar ik afgelopen maanden bijna dagelijks een confcall heb met enkele buitenlandse afdelingen van een klant probeer ik mijn confcalls ofwel thuis te plannen (met de gsm op mijn bureau en de luidspreker aan) ofwel tijdens een verplaatsing met de handsfree van de wagen.
Zelf heb ik ervoor gekozen om tot hiertoe mobile internet nog niet te activeren op mijn smartphone., door de vrees om steeds online te zijn. Mijn E71 gebruik ik wel in combinatie met wifi (in en rond het huis) en met de vele Telenet-hotspots (gratis voor Telenet klanten): Luchthaven Zaventem, sportpaleis,…
Als Twitter-client gebruik ik trouwens Gravity op de E71.
Outlook
Mijn Nokia E71 synchroniseert continu met mijn laptop en zo is mijn outlook mijn centrale werkplek met mijn contacten, todo’s, op te volgen mails, agenda,… Natuurlijk neem ik elke week een backup van mijn gsm en plaats ik deze bij mijn andere backups op een dropbox-account.
Daarnaast probeer ik ook 2-wekelijks mijn bestanden op mijn laptop in mijn private-map op onze companyserver te plaatsen, zodat ik via onze vpn ook steeds aan deze backup-bestanden kan.
Web – bookmarks/rss-feeds/social media
Als Outlook mijn centrale commandopost is van mijn werkdag, dan is Firefox dit voor mijn ontspanning. Zoals er op mijn bureaublad een map “In” bestaat met alle bestanden/foto’s/mp3’s, die ik nog moet verplaatsen, zo staat er in mijn Firefox bookmark-bar ook een mapje “to read” waarin ik alle websites/blogposts /… drop, die ik op een ander moment even rustig wil lezen.
Mijn bookmarks worden door de addon Xmarks gesyncronizeerd met hun website, zodat ik steeds een backup heb.
Rss-feeds heb ik toegevoegd aan Outlook, zodat ik daar steeds een mooi overzicht heb van nieuwe blogposts. De Dailybits.be rss-feed is natuurlijk ook beschikbaar voor iedereen om steeds als eerste op de hoogte te zijn van een nieuw blogpost.
Waar Twitter het social media platform is om interessante mensen te volgen, trends op te volgen en voor communicatie, is facebook de speeltuin voor vrienden/surf-contacten en Linkedin mijn social media tool voor werk-relaties. Ideaal voor het bijhouden van alle connecties waarmee ik al heb samengewerkt bij klanten, op projecten of als collega.
Homeoffice
Doordat ik hoofdzakelijk remote support geef aan een 15tal klanten heb ik de luxe om ook van thuis uit te werken. Zeker bij dagen met veel conf calls is dit handiger dan in ons druk kantoor.
Gelukkig hebben we momenteel nog een aparte bureaukamer waar ik alles kan installeren en rustig werken. Zeker daar Karlien ook veel overdag thuis is, is het belangrijk dat we elkaar niet storen.
Dat er ’s avonds al eens wat langer wordt doorgewerkt op mijn bureau komt misschien ook door het fantastische uitzicht vanuit onze bureau.
Toekomst van Nomad working?
Het Nomad working concept is volgens mij één van de oplossingen voor het grote mobiliteitsprobleem. Deze week zag ik in een interne mail nog dat mijn ex-werkgever (bedrijf in dezelfde grote consultancy-groep uit Kontich) ook start met een groot proefproject van remote werken en flexoffices. Dit in het kader van de E313-werken voor de werknemers uit de kempen en Limburg.
Voordat Nomad Working echt groot zal worden, zal er nog wel een mentaliteitswijziging moeten gebeuren bij zowel werkgevers als werknemers.
Must read links
- Het boek “Slimmer werken met het kantoor in je tas” dat de direct aanleiding voor deze blogpost is.
- Blogpost Het kantoor in je tas: tips & tools van Oskar van Rijswijk
- Blogpost Het kantoor in je tas: de tas van een ‘nomad worker’
- Nomadz Catherine & Ine die nomad working to the max doen
- hét standaardboek “Een werkweek van 4 uur” van Timothy Ferriss
- Gratis online-opslagdient Dropbox
- Gratis remote desktop-software Teamviewer gebruik ik wanneer een klant geen remote access heeft en ik toch iemand zijn systeem dien over te nemen.
- Op 1 van mijn usb-sticks heb ik verschillende portable apps staan. Bij vele klanten kan je namelijk niet zomaar software installeren en via deze portable apps heb ik dan toch winmerge of andere handige programma’s (firefox, Irfanview,…) bij me.
Volledig akkoord met al je bevindingen buiten meer mailen en minder bellen.
Ik vind mailen persoonlijk niet altijd even handig om bepaalde dingen over te brengen, al meermaals meegemaakt dat mensen bepaalde dingen fout opnemen of foute conclusies trekken wat dan problemen geeft. Ik prefereer toch een telefoongesprek boven een mail.
Als recruiter kan ik bevestigen dat er in België nog niet veel bedrijven zijn die openstaan tot het echte flexwerken om files te vermijden . Zelfs in de IT sector is dit nog maar bijster weinig ingeburgerd en sociaal aanvaard. De eerste 1-2 uur van thuis uit werken om dan om 10:00 op bureel aan te komen is toch meestal ‘not done’.
nou weer heel wat bruikbare tips: Teamviewer gebruik ik ook regelmatig en inderdaad voor heel wat support zaken die je remote oplost maakt het eigenlijk niet uit of je thuis zit, op kantoor, of onderweg. Alleen mijn discipline voor backups is er nog te weinig. USB sticks slingeren ook overal rond.Ik bel ook niet zo graag maar zoals Nick zegt , zou niet de eerste keer zijn dat ze een mail verkeerd interpreteren.
maar soit heel wat tips om op de nieuwe job toe te passen
Telefoon is inderdaad handig, maar ik zal altijd proberen alles ook nog eens per mail te laten bevestigen.
Die usb-sticks zijn inderdaad iets gevoelig. Ik heb er nu 1 standaard in mijn map steken die altijd consequent leeg is om te kunnen doorgeven (zonder foto’s,mp3’s, payroll-bestanden van andere klant op).
1. Ik ben ook absoluut geen fan van telefoneren en ook niet van conf calls… ik verkies idd liever een mail (maar dan een mail to the point en gene zever) of persoonlijk contact.
2. Ben ook absoluut gene fan van een USB stick, reden hiervoor is het risico (aangezien ik nogal veel reis) is verlies. Zeker mensen in de US kunnen niet lachen met het feit dat persoonlijke data wordt verloren (telefoon of adres) het fenomeen van identity theft staat daar hoog op de agenda.
3. Ik zou mezelf niet echt nomad working guy noemen (al heb ik nergens een echt bureau :)) maar ik werk danzij hotspots (danku mcdonalds, starbucks, en vooral IPASS ne lifesaver)