Een ervaren Data Protection Officer nodig zonder zelf een voltijdse DPO aan te werven?
Als externe DPO en freelance privacy officer ondersteun ik Belgische en Europese organisaties bij hun GDPR-verplichtingen, privacyvraagstukken en de praktische uitbouw van hun gegevensbeschermingsbeleid. Mijn aanpak is pragmatisch: geen privacy om de privacy, maar werkbare oplossingen die rekening houden met de organisatie, de risico’s en de dagelijkse realiteit.
Ik combineer mijn ervaring als Data Protection Officer met een technische achtergrond in IT, cybersecurity, data en digital marketing. Daardoor kan ik ook mee in complexe vraagstukken rond onder andere cloudsoftware, AI-tools, tracking, internationale doorgiften, beveiligingsincidenten en digitale marketing.
Op zoek naar een externe DPO, tijdelijke privacyondersteuning of een privacy officer? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
Freelance DPO en DPO as a Service
Niet elke organisatie heeft nood aan een voltijdse Data Protection Officer. Een externe of freelance DPO kan dan een efficiënte oplossing zijn.
Ik kan binnen je organisatie optreden als formeel aangestelde Data Protection Officer (DPO), maar ook als privacy officer of privacy consultant wanneer je vooral praktische ondersteuning nodig hebt zonder formele DPO-aanstelling.
Een samenwerking kan bijvoorbeeld bestaan uit periodieke ondersteuning, een vaste maandelijkse DPO-call en beschikbaarheid voor privacyvragen wanneer die zich voordoen.
Wat doe ik als externe DPO?
De concrete invulling hangt af van de organisatie, maar mijn ondersteuning omvat onder andere:
- advies aan management en medewerkers over GDPR en gegevensbescherming;
- opvolgen en actualiseren van het verwerkingsregister;
- uitvoeren en begeleiden van DPIA’s en risicoanalyses;
- beoordelen van nieuwe software, leveranciers en verwerkers;
- nakijken en onderhandelen van verwerkersovereenkomsten (DPA’s);
- beoordelen van internationale gegevensdoorgiften en transfermechanismen;
- begeleiden van verzoeken van betrokkenen;
- advies rond bewaartermijnen en dataminimalisatie;
- privacy by design bij nieuwe projecten en toepassingen;
- advies rond cookies, tracking en digitale marketing;
- privacyvragen rond AI en nieuwe technologie;
- begeleiding bij datalekken en securityincidenten;
- contact met de Gegevensbeschermingsautoriteit of andere toezichthouders;
- privacy awareness en opleidingen voor medewerkers;
- periodieke rapportering aan management of bestuur.
Een praktische DPO, geen papieren GDPR-oefening
GDPR-compliance bestaat voor mij niet uit zoveel mogelijk documenten produceren. Het doel is een privacywerking die ook effectief gebruikt wordt.
Ik probeer daarom steeds te bepalen:
- welke risico’s werkelijk relevant zijn;
- welke maatregelen wettelijk noodzakelijk zijn;
- welke maatregelen vooral best practice zijn;
- wat proportioneel is voor de organisatie;
- en hoe privacyprocessen zo eenvoudig mogelijk kunnen worden georganiseerd.
Een verwerkingsregister, DPIA of privacyprocedure moet niet alleen juridisch correct zijn, maar ook bruikbaar voor de mensen die ermee moeten werken.
Hoe verloopt een samenwerking met Dailybits?
1. Intake en nulmeting
We starten met een overzicht van de organisatie, bestaande privacydocumentatie, belangrijkste gegevensstromen, gebruikte leveranciers en actuele privacyvragen.
2. Prioriteiten bepalen
Niet elk GDPR-punt heeft dezelfde urgentie. We bepalen welke risico’s en verplichtingen eerst aangepakt moeten worden en zetten deze om in een haalbaar actieplan.
3. Periodieke DPO-opvolging
Via een vaste maandelijkse of periodieke overlegcall bespreken we nieuwe projecten, incidenten, contracten, verzoeken van betrokkenen en openstaande acties. Ik volg daarbij ook uitgesproken beslissingen op, waardoor je steeds op de hoogte wordt gehouden van relevante beslissingen, uitspraken of aanpassingen aan de wetgeving.
4. Ad-hoc ondersteuning
Tussendoor ben ik beschikbaar voor concrete privacyvragen, bijvoorbeeld rond nieuwe software, een datalek, een DPIA, een contract of een vraag van een klant of overheid.
5. Rapportering
Waar nodig rapporteert de DPO periodiek aan management of bestuur over de belangrijkste privacyrisico’s, incidenten, genomen maatregelen en openstaande aandachtspunten.
DPIA en privacyrisicoanalyse
Bij verwerkingen die waarschijnlijk een hoog risico inhouden voor de rechten en vrijheden van personen kan een Data Protection Impact Assessment (DPIA) verplicht zijn.
Ik begeleid organisaties bij het uitvoeren en documenteren van DPIA’s, onder andere voor:
- nieuwe softwareplatformen;
- AI-toepassingen;
- profilering en geautomatiseerde verwerking;
- grootschalige verwerking van persoonsgegevens;
- tracking- en monitoringtechnologie;
- verwerking van gevoelige persoonsgegevens;
- complexe datadeling tussen organisaties.
De focus ligt daarbij niet alleen op het invullen van een template, maar vooral op het identificeren van concrete risico’s en passende mitigerende maatregelen.
Begeleiding bij datalekken en securityincidenten
Een datalek of cyberincident vereist vaak snel handelen. Ik help bij de privacyrechtelijke beoordeling van incidenten en de nodige documentatie.
Dat kan onder andere bestaan uit:
- inschatten welke persoonsgegevens betrokken zijn;
- bepalen welke betrokkenen getroffen zijn;
- beoordelen van de mogelijke gevolgen;
- uitvoeren van een datalek-risicoanalyse;
- documenteren van het incident in het interne datalekregister;
- bepalen of melding bij de toezichthouder nodig is;
- beoordelen of betrokken personen geïnformeerd moeten worden;
- ondersteunen bij communicatie met verwerkers, klanten of toezichthouders.
Wanneer een inbreuk in verband met persoonsgegevens waarschijnlijk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, moet deze in principe binnen 72 uur na kennisname worden gemeld aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit.
Wanneer is een DPO verplicht?
Artikel 37 van de GDPR bepaalt in welke situaties een organisatie verplicht een Data Protection Officer moet aanstellen.
Dat is onder andere het geval wanneer:
- de verwerking wordt uitgevoerd door een overheidsinstantie of overheidsorgaan, met uitzondering van rechtbanken bij de uitoefening van hun rechterlijke taken;
- de kernactiviteiten bestaan uit verwerkingen die regelmatige en stelselmatige observatie van betrokkenen op grote schaal vereisen;
- de kernactiviteiten bestaan uit grootschalige verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens of persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.
Ook wanneer een DPO niet strikt verplicht is, kan een organisatie vrijwillig een DPO aanstellen of structureel gebruikmaken van een externe privacy officer.
Externe DPO of privacy officer?
Een formele Data Protection Officer heeft binnen de GDPR een specifieke en onafhankelijke functie. Niet elke organisatie heeft echter een formele DPO nodig.
Wanneer vooral operationele privacyondersteuning nodig is, kan een privacy officer soms beter passen.
| Externe DPO | Privacy officer |
|---|---|
| Formele functie onder artikelen 37-39 GDPR | Geen formele GDPR-functie |
| Onafhankelijke advies- en toezichtsrol | Kan meer operationeel meewerken |
| Rapporteert rechtstreeks aan het hoogste managementniveau | Kan binnen bestaande teams en processen werken |
| Contactpunt voor de toezichthouder | Ondersteunt voornamelijk intern |
| Kan officieel worden aangemeld als DPO | Geen formele registratie als DPO |
Bij de start van een samenwerking bekijken we welke rol het meest geschikt is.
Ervaring als freelance DPO en privacy consultant
Ik ondersteun verschillende organisaties als externe DPO, privacy officer en privacy consultant:
- Actief als DPO bij Loop Earplugs
- Actief als DPO bij Immoscoop
- Actief als DPO bij Cubitec/Cubicare
- Als Privacy officer raadgever actief bij verschillende bedrijven en tijdens incidenten (zoals het Twizzit datalek waarbij ik optrad als centraal raadgever voor de federatie KBKB en aangesloten clubs)
Daarnaast geef ik opleidingen en gastlessen rond privacy, gegevensbescherming, technologie en cyber resilience. Bij Thomas More ben ik docent voor het vak “Cyber Resilience” en bij DP-institute ben ik als docent actief voor de “Data Protection & Technology” track.
Veelgestelde vragen over een externe DPO
Wat kost een externe DPO?
De kost hangt af van de grootte en complexiteit van de organisatie en van de gewenste ondersteuning. Voor veel KMO’s is een beperkte periodieke ondersteuning voldoende, aangevuld met ad-hoc advies wanneer er concrete vragen of incidenten zijn.
Na een korte intake kan ik inschatten hoeveel ondersteuning realistisch nodig is.
Moet een externe DPO voltijds beschikbaar zijn?
Nee. De GDPR vereist dat de DPO voldoende middelen en tijd krijgt om zijn of haar taken uit te voeren, maar schrijft geen voltijdse functie voor.
Voor veel organisaties kan een externe DPO de functie uitvoeren via periodieke opvolging en bijkomende ondersteuning wanneer dat nodig is.
Kan een freelance DPO officieel worden aangesteld?
Ja. Artikel 37 GDPR laat uitdrukkelijk toe dat de DPO zijn of haar taken uitvoert op basis van een dienstverleningsovereenkomst.
Een externe DPO kan dus formeel als Data Protection Officer van de organisatie worden aangesteld via de procedure van de GBA.
Kan één externe DPO voor meerdere organisaties werken?
Ja. Een externe DPO kan meerdere organisaties ondersteunen, zolang voldoende beschikbaarheid gegarandeerd blijft en er geen belangenconflicten ontstaan.
Wat is het verschil tussen een GDPR-consultant en een DPO?
Een GDPR-consultant kan organisaties adviseren en helpen bij de praktische implementatie van GDPR-maatregelen.
Een formeel aangestelde DPO heeft daarnaast een specifieke onafhankelijke positie en takenpakket onder artikelen 38 en 39 GDPR, waaronder toezicht op naleving, advies over DPIA’s en optreden als contactpunt voor de toezichthouder.
Kan een externe DPO helpen bij een datalek?
Ja. Een DPO kan helpen bij de risicoanalyse, interne documentatie, beoordeling van de meldplicht en eventuele communicatie met de Gegevensbeschermingsautoriteit en betrokkenen.
Is een DPO verplicht voor iedere KMO?
Nee. De verplichting hangt niet rechtstreeks af van het aantal werknemers of de omzet, maar vooral van de aard, omvang en context van de persoonsgegevensverwerkingen.
Ook wanneer geen formele DPO verplicht is, kan structurele ondersteuning door een privacy officer of externe privacy consultant nuttig zijn.
Op zoek naar een externe DPO?
Heb je een DPO nodig, zoek je tijdelijke privacyondersteuning of wil je weten of een externe DPO voor jouw organisatie de juiste oplossing is?
Ik ondersteun zowel organisaties die een formele Data Protection Officer nodig hebben als bedrijven die vooral praktische privacyondersteuning zoeken.
Neem contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
