Iedereen die met klachten te maken heeft, kent de trend van het afgelopen jaar, dat klagers massaal ook AI inzetten om hun klacht er groter en belangrijker uit te laten zien.
Als freelance DPO zie ik deze trend ook duidelijk bij mijn klanten waar de meest lange klachten/DSAR’s/recht tot inzages/… ingestuurd worden (die eindeloos doorgaan en zowat alle GDPR artikelen erbij sleuren).
Maar wat kan je hiertegen doen? Zelf er een geautomatiseerde AI chatbot tegen aangooien om met AI te gaan antwoorden is niet de oplossing (in mijn ogen) om een klacht snel te ontmijnen. Zoals ik die AI-klachten snel doorprik, voelen klagers dit ook snel dat ze niet met een echte persoon aan het mailen zijn.
Met dank aan deze Linkedin post van Mathias Vandamme geleerd dat verschillende overheidsinstellingen nu trachten deze trend wat mee te sturen en niet verder te laten ontsporen:
- Pagina van de Vlaamse ombudsdienst met een AI prompt om je klacht beknopt en volledig in te sturen
- Voorbeeldprompt van de Gemeentelijke ombudsdienst Den Haag en Ombudsman Metropool Amsterdam
- Voorbeeldprompt van de Public Service Ombudsman in de UK
- Voorbeeldprompt uit Schotland
De Vlaamse ombudsdienst prompt (niet echt de beste prompt, maar kom 🫣):
Zo gebruik je de prompt
- Kopieer de voorbeeldprompt hieronder.
- Plak de tekst in een AI-tool, zoals ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini of Claude.
- Vervang [PLAK HIER JE EIGEN VERHAAL] door je eigen verhaal.
Voorbeeldprompt
Ik wil een klacht indienen bij de Vlaamse Ombudsdienst over een Vlaamse overheidsdienst. Help mij deze klacht te schrijven.
Houd rekening met deze regels:
- Vat mijn verhaal samen in duidelijke taal.
- Schrijf respectvol en neutraal.
- Beperk de tekst tot maximaal een A4-pagina.
- Vermeld:
- wat er gebeurd is
- wanneer dat gebeurde
- over welke Vlaamse overheidsdienst het gaat
- wat ik zelf al heb gedaan om het probleem op te lossen
- of ik contact had met de klachtendienst en welk antwoord ik kreeg
- welke gevolgen het probleem voor mij heeft
- welke oplossing ik hoop te krijgen door het inschakelen van bemiddeling
- Gebruik alleen de informatie die ik geef.
- Voeg geen nieuwe feiten, wetten, juridische verwijzingen of vaktermen toe, tenzij ik die zelf vermeld.
- Geef aan welke informatie ontbreekt of onduidelijk is, zonder die zelf aan te vullen.
Mijn verhaal:
[PLAK HIER JE EIGEN VERHAAL]
